Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie COAVA nutzen. COAVA ist eine webbasierte Plattform für die Planung und Verwaltung von Film-, TV- und Werbeproduktionen.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie den nachfolgenden Abschnitten.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

COAVA
Inhaber: Elvin Buljubasic
Berlin
Deutschland

E-Mail: hello@coava.app

3. Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung von COAVA werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

3.1 Account- & Profildaten

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Profilbild (Avatar)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert durch Firebase Auth)
• Anmeldemethode (E-Mail/Passwort oder Google OAuth)
• Zeitstempel der Registrierung und letzten Anmeldung

3.2 Organisationsdaten

• Organisationsname, Logo, Branding-Farben
• Mitgliederlisten mit Plattform-Rollen
• Adressen der Organisation

3.3 Projektdaten

• Projektnamen, Status, Phasen, Termine
• Budget- und Kalkulationsdaten
• Team-Zuordnungen und Rollen
• Standorte und Drehorte (inkl. GPS-Koordinaten)
• Kalenderereignisse und Dispositions-Daten
• Callsheets mit persönlichen Anrufzeiten
• Hochgeladene Dokumente (PDFs, Bilder, Office-Dateien)

3.4 Kontakt- & Crew-Daten

• Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern von Kontakten und Crew-Mitgliedern
• Firmen-Zuordnungen
• Adressen

3.5 KI-Nutzungsdaten (bei Einwilligung)

• Chat-Nachrichten an den KI-Assistenten
• Projektkontext, der zur Verarbeitung an die KI übermittelt wird (Budget, Team, Termine)
• Hochgeladene PDFs zur KI-gestützten Analyse
• Chat-Verläufe (gespeichert in Firestore)

3.6 Technische Daten

• IP-Adresse (für Rate-Limiting, nicht dauerhaft gespeichert)
• Browser-Typ und -Version (Vercel Web Analytics, anonymisiert)
• Geräteinformationen (Vercel Web Analytics, anonymisiert)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

a) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Nutzung der KI-Features (Chat, PDF-Analyse, Smart Commands) — Einwilligung wird beim ersten Zugriff eingeholt und ist jederzeit widerrufbar
• Vercel Web Analytics — Opt-Out-Möglichkeit

b) Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Account-Erstellung und -Verwaltung
• Bereitstellung der Produktionsmanagement-Funktionen
• Versand von System-E-Mails (Einladungen, Verifizierung)

c) Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Hosting und Bereitstellung der Website
• Sicherheit und Missbrauchsprävention (Rate-Limiting)
• Technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung

5. Auftragsverarbeiter & Drittanbieter

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir folgende Drittanbieter ein:

6. Internationale Datenübermittlung

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage folgender Mechanismen:

• EU-US Data Privacy Framework: Google und Vercel sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, was ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet.
• Standardvertragsklauseln (SCCs): Für Auftragsverarbeiter ohne DPF-Zertifizierung verwenden wir die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Die primäre Datenspeicherung (Firestore-Datenbank) erfolgt in der EU (Region eur3, Europa Multi-Region). Cloud Functions werden in europe-west1 (Belgien) ausgeführt.

7. Cookies & Tracking

Technisch notwendige Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung (Firebase Auth). Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz).

Vercel Web Analytics

Wir setzen Vercel Web Analytics ein, um anonymisierte Nutzungsstatistiken zu erheben. Vercel Web Analytics verwendet keine Cookies, erfasst keine IP-Adressen und speichert keine personenbezogenen Daten.

Sie können Vercel Web Analytics über den Banner am unteren Bildschirmrand ablehnen (Opt-Out).

8. Speicherdauer & Löschung

• Account-Daten: Werden gespeichert, solange Ihr Account aktiv ist. Bei Account-Löschung werden alle Daten nach einer 30-tägigen Gnadenfrist unwiderruflich gelöscht (Authentifizierung, Profil, Dateien, Mitgliedschaften).
• Einladungen: Laufen nach 7 Tagen automatisch ab und werden täglich bereinigt.
• Projektdaten: Werden gespeichert, solange das Projekt bzw. die Organisation existiert. Organisationsinhaber können Projekte und Organisationen jederzeit löschen.
• KI-Chat-Verläufe: Werden in Firestore gespeichert und bei Account-Löschung entfernt.
• Technische Daten (Rate-Limiting): IP-Adressen werden nur temporär im Arbeitsspeicher des Servers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert.

9. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Viele Daten können Sie direkt in Ihrem Profil ändern.
• Löschungsrecht (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihren Account können Sie selbständig in den Einstellungen unter “Datenschutz” löschen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die Übermittlung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf berechtigtem Interesse basiert.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Erteilte Einwilligungen (z.B. für KI-Features) können Sie jederzeit widerrufen — in den Einstellungen unter “Datenschutz” oder per E-Mail.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@coava.app

10. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI)